Ce inseamna BYOD si care sunt avantajele?

Cum ti-ar fi mai usor sa lucrezi? Pe dispozitivele proprietate personala sau pe cele furnizate de catre angajator? Dar cum este mai sigur din punct de vedere al securitatii informatiilor? 

Aceasta sunt doar unele dintre intrebarile la care politica BYOD incearca sa raspunda. Afla din cele ce urmeaza ce inseamna BYOD si ce avantaje poate aduce pentru o companie. Citeste acest articol mai ales daca te preocupa deschiderea unui business online! 

Ce inseamna BYOD?

BYOD este acronimul pentru Bring Your Own Device, o politica IT imbratisata de tot mai multe companii care permit sau chiar incurajeaza angajatii sa-si aduca si sa-si foloseasca propriile dispozitive digitale la birou. Evident, ne referim la dispozitive mobile de tipul tabletelor, laptopurile sau smartphone-urilor. Aceste dispozitive personale sunt apoi folosite de angajati pentru a accesa sistemele si bazele de date prin intermediul solutiilor cloud. 

Prin aducerea la birou a echipamentelor IT personale, angajatorii sunt nevoiti sa gaseasca diverse solutii IT prin care sa garanteze securitatea datelor, phishingul sau alte riscuri de securitate devenind mult mai importante, dar si periculoase pentru companie. Totusi, acest nou mod de lucru vine la pachet si cu o multime de avantaje, mai ales daca este combinat cu succes cu cloud computing si ia in calcul prevederile GDPR. 

Tradus in limba romana drept „adu-ti propriul dispozitiv la birou’”, acest termen a fost folosit prima data de catre compania INTEL in anul 2009. 

Tipuri de politici BYOD

In general, exista patru modele de integrare a politicii BYOD in infrastructura IT a companiilor: 

• Accesul nelimitat al utilizatorilor cu dispozitive personale la sistemele si datele companiei;
• Accesul utilizatorilor cu dispozitive personale doar la sisteme si informatii care nu sunt sensibile;
• Accesul utilizatorilor cu dispozitive personale doar sub controlul atent al departamentului IT in ceea ce priveste informatiile procesate si aplicatiile instalate;
• Accesul utilizatorilor cu dispozitive personale la informatii sensibile, dar fara posibilitati de stocare. 

Importanta politicii BYOD

Politica BYOD este deosebit de relevanta, mai ales in cadrul marilor companii, deoarece permite angajatilor sa dobandeasca o anumita independenta IT fata de angajator. Multe dintre dispozitivele pe care le folosesc angajatii sunt mai noi si mai performante decat cele din posesia angajatorului si astfel salariatii nu sunt fortati sa lucreze pe aparatura care sa le ingreuneze sarcinile. 

Daca departamentul tau de IT inca nu este la zi si nu stie cum sa gestioneze procesul de implementare BYOD, cel mai probabil vei beneficia de pe urma consultantei IT. 

Avantajele politicii BYOD

Iata care sunt cele mai importante avantaje de care vei beneficia daca implementezi politica BYOD: 

• Cresti productivitatea angajatilor. Salariatii vor lucra mai bine si mai repede de pe propriile dispozitive deoarece sunt obisnuiti cu ele. Astfel, tu ca angajator scazi timpul necesar pentru training, iar angajatii isi pot personaliza procesul de munca si felul in care folosesc diverse aplicatii. In plus, angajatii vor avea acces la toate informatiile in acelasi loc, fapt care le va permite sa lucreze de oriunde si oricand. Evident, asta se va reflecta si in timpul propriu-zis de munca. Astfel, vei descoperi ca majoritatea sarcinilor sunt realizate mult mai repede;

• Scazi costurile operationale. Prin implementarea politicii BYOD, renunti la costurile legate de achizitionarea si mentenanta majoritatii echipamentelor IT. In plus, factura lunara pentru servicii de internet va scadea si ea. Practic, in loc sa achiti intregul abonament, vei putea sa rambursezi fiecare angajat in functie de consumul personal;

• Cresti satisfactia angajatilor. Folosirea dispozitivelor personale le va permite angajatilor sa lucreze de oriunde si oricand, fapt care le va da mai mult control asupra echilibrului dintre munca si timp liber. Posibilitatea de a-si face singuri programul nu doar ca va atrage angajati noi, ci ii va mentine multumiti si pe cei actuali. In plus, comunicarea va fi eficientizata;

• Ai acces la noi dispozitive si tehnologii. De obicei, angajatii investesc mai mult in dispozitivele personale decat o face un angajator. Acestia vor fi direct interesati de update-uri, iar munca lor va beneficia de pe urma capacitatilor superioare ale aparaturii;

• Reduci sarcinile departamentului de IT. Din moment ce angajatii se vor ocupa de mentananta propriilor dispozitive, echipa de IT se poate concentra asupra sarcinilor mult mai importante, de pilda securitatea si bunul mers al software-ului oferit de companie;

• Eficientizezi procesul de recrutare prin oferirea posibilitatii de a lucra de la distanta. De multe ori, cei mai buni oameni nu locuiesc in acelasi oras sau nici macar in aceeasi tara in care opereaza compania ta. Implementarea politicii BYOD incurajeaza recrutarea personalului de pe intreg globul. 

Dezavantajele politicii BYOD

Asa cum spuneam si mai sus, exista totusi si niste dezavantaje legate de politica BYOD. Primul este legat de securitatea datelor, din moment ce angajatorul are control redus sau chiar deloc asupra informatiilor accesibile de pe dispozitivele personale. Astfel, orice firma care implementeaza aceasta politica trebuie sa stabileasca exact ce informatii pot fi accesate de catre angajatii cu dispozitive personale si care sunt masurile de securitate necesare daca dispozitivul se intampla sa fie furat sau piratat. 

A doua problema este reprezentata de lipsa de coerenta la nivelul software-ului folosit de angajati. Astfel, echipa de suport a companiei nu doar ca trebuie sa ia masuri legate de securitate, dar in acelasi timp trebuie sa propuna software-ul potrivit pentru majoritatea dispozitivelor si sa rezolve eventualele probleme. Evident, compania isi rezerva dreptul de a stabili anumite standarde atunci cand vine vorba despre puterea de procesare, tipul de placa grafica sau compatibilitatea dispozitivelor personale cu un anumit tip de software.  Categoric, asta presupune si parcurgerea anumitor pasi necesari pentru o strategie BYOD coerenta. 

Procesele necesare pentru implementarea politicii BYOD

Daca avantajele detaliate mai sus te-au convins si intelegi ca dezavantajele pot fi evitate cu ajutorul unei strategii coerente, afla si care sunt pasii necesari pentru a implementa politica BYOD: 

• • Planificarea si analiza cost beneficiu. Decide care sunt dispozitivele pe care le pot folosi angajatii si care este nivelul de acces pentru fiecare grup de utilizatori in parte. Atat regulile de securitate pentru fiecare segment, cat si finantarea dispozitivelor, precum si estimarea suportului IT trebuie sa treaca printr-o analiza de cost;

• Implementarea politicii de securitate. Selecteaza cu atentie tehnologiile care vor fi utilizate, in functie de contextul companiei. Un criteriu demn de luat in calcul va fi flexibilitatea sistemului si capacitatea de monitorizare pentru un numar cat mai mare de dispozitive;

• Comunica politica BYOD. Informeaza angajatii in legatura cu masurile de securitate pe care trebuie sa si le asume si procedurile pe care le vor urma drept consecinta a pierderii sau piratarii unui dispozitiv. De asemenea, angajatii trebuie sa stie la ce categorii de date au acces si care sunt cele stocabile;

• Asigurarea asistentei. In prima faza, te vei confrunta mai mult ca sigur cu o multitudine de apeluri de asistenta si probleme venite din partea utilizatorilor. Pe masura ce oamenii inteleg noul sistem, rolul departamentului de suport va deveni mai degraba unul legat de mentenanta si nu atat de mult de asistenta. 

Nu uita sa iei in calcul si ce sa va intampla in momentul in care angajatul va parasi compania. Firma trebuie sa se asigure ca fostul salariat a predat toate credentialele de acces, iar datele si aplicatiile furnizate de catre companie au fost eliminate de pe dispozitivul fostului salariat. In urma interviului de plecare, de obicei, se restrictioneaza accesul la e-mailul corporativ si nu se mai sincronizeaza dispozitivul. 

Asadar, merita sa implementezi politica BYOD? Da, daca abordezi acest proces asa cum se cuvine!