Inteligența artificială a început deja să schimbe modul în care companiile lucrează, însă pentru multe organizații întrebarea nu mai este dacă vor folosi AI, ci unde poate fi folosit în mod practic, in siguranță si integrat cu restul sistemelor existente.
În România, discuția este cu atât mai interesantă cu cât multe companii folosesc deja Microsoft 365 pentru activitățile de zi cu zi. Angajații lucrează în Outlook, Teams, Word și Excel, iar informația de care au nevoie pentru a-și face treaba se află deja, în mare parte, în aceste aplicații integrate in fluxurile de lucru.
Microsoft Copilot vine peste acest ecosistem și poate ajuta angajații să găsească mai repede informația, să pregătească documente, să analizeze date sau să sintetizeze conversații și întâlniri. În funcție de configurația organizației și de permisiunile utilizatorului, Copilot poate folosi informații din documente, e-mailuri, întâlniri și conversații din Microsoft 365.
Pentru o companie, valoarea apare atunci când aceste funcționalități sunt legate de procese reale. Iar aici apar câteva scenarii destul de comune în organizațiile din România.
De exemplu, un manager de vânzări poate începe ziua cu zeci de conversații în Outlook. Unele sunt legate de clienți, altele de colegi, aprobări, oferte sau proiecte aflate în desfășurare. De multe ori, problema nu este să răspundă la e-mailuri, ci să înțeleagă rapid ce s-a întâmplat în ultimele zile și ce trebuie făcut mai departe. In acest sens copilot poate rezuma conversațiile lungi și poate ajuta la redactarea răspunsurilor. În loc să parcurgă manual un schimb de mesaje de câteva zeci de e-mailuri, managerul poate porni de la un rezumat și poate verifica apoi mesajele pe larg atunci când are nevoie de mai mult context.
Pentru o echipă în care oamenii gestionează simultan numeroși clienți, diferența poate deveni importantă. Câteva minute economisite la fiecare conversație se transformă, la nivelul unei săptămâni, în ore de lucru si mai mult timp investit in lucrurile care contează cu adevărat.
Un alt scenariu este legat de Excel. In foarte multe companii românești, Excel este încă unul dintre instrumentele centrale pentru raportare și analiză. Vânzările, bugetele, stocurile, costurile și indicatorii de performanță ajung frecvent într-un tabel care trebuie apoi curățat, analizat și transformat într-un raport pentru management.
Copilot poate ajuta utilizatorii să analizeze datele și să identifice tendințe sau informații relevante, inclusiv prin formule și sugestii generate pe baza datelor existente. Să presupunem că o companie de distribuție are un fișier cu vânzările pe ultimele 12 luni. În loc ca managerul să înceapă prin a construi manual mai multe formule și rapoarte, poate porni cu o întrebare simplă: care sunt produsele pentru care marja a scăzut cel mai mult sau care sunt regiunile în care vânzările au avut cea mai mare variație?
Copilot poate ajuta la această primă etapă de analiză. Managerul rămâne cel care verifică rezultatele și decide ce înseamnă ele pentru business, însă timpul necesar pentru a ajunge de la un tabel la o primă interpretare poate fi mai scurt.
O altă zonă în care Copilot poate fi util este reprezentată de întâlnirile online. Într-o companie cu multe proiecte, o întâlnire de o oră nu se termină neapărat atunci când participanții închid call-ul. Cineva trebuie să scrie concluziile, să identifice deciziile și să noteze cine are de făcut fiecare lucru. Copilot în Teams poate ajuta la recapitularea întâlnirilor și la identificarea subiectelor importante din discuție.
Pentru un project manager care are multiple întâlniri într-o săptămână, acest lucru poate însemna mai puțină muncă administrativă și mai mult timp pentru coordonarea efectivă a proiectului.
Mai important, informația din întâlniri devine mai ușor de folosit ulterior. În loc să depindă exclusiv de notițele unei persoane, echipa poate reveni la contextul întâlnirii atunci când are nevoie.
Pentru companiile care au echipe comerciale mari, acest tip de utilizare poate deveni interesant tocmai pentru că nu presupune schimbarea completă a procesului de vânzare. Se adaugă un instrument nou peste modul în care echipa lucrează deja.
În departamentele financiare, diferența poate apărea în activitățile repetitive
Facturi, rapoarte, aprobări, documente justificative și situații financiare ajung să fie procesate în volume mari. Nu toate aceste activități necesită însă același nivel de analiză umană.
În practică, o companie poate folosi AI pentru a extrage informații, a clasifica documente sau a evidenția situațiile care necesită atenția unui specialist.
Acest model este probabil mai realist pentru multe organizații decât ideea că AI-ul va înlocui complet un proces financiar. Într-un domeniu în care acuratețea și conformitatea sunt importante, oamenii rămân parte esențială din proces.
Unul dintre cele mai interesante lucruri este că discuția despre Microsoft Copilot nu se oprește la folosirea unui asistent individual.
Companiile pot merge mai departe și pot construi agenți specializați pentru anumite procese. Microsoft Copilot Studio permite dezvoltarea și personalizarea unor astfel de agenți, inclusiv pentru scenarii specifice organizației.
Aici apare o schimbare importantă în modul în care privim AI-ul în organizație. Nu mai vorbim doar despre un angajat care folosește AI pentru a scrie mai repede un document. Vorbim despre AI integrat în procesele companiei.
Pentru companiile din România care au deja o infrastructură construită în jurul Microsoft 365, acesta poate fi unul dintre cele mai accesibile moduri de a face trecerea de la experimentarea cu AI la utilizarea lui în procese reale de business.